Diseñamos VSTOUR partiendo de la idea que la agencia de turismo es la típica empresa de servicios que actúa como intermediario entre el cliente que lo solicita y el proveedor de servicios.

Siendo su tarea netamente de gestión, ya que debe gerenciar la información entre cliente y operador en el sistema concentramos toda la operatoria en lo que denominamos expediente y que usualmente es conocido como file, nota de pedido o simplemente carpeta.

Toda información o acto operativo/administrativo gira alrededor de un expediente. Un recibo, un voucher, un ticket o un fax de confirmación no tienen vida sin un expediente.

A su vez el expediente, que debe reflejar la mayor cantidad de información respecto a una operación está dividido en tres secciones principales:

• La cabecera es la sección donde se detallan los datos del cliente y generalidades acerca del viaje.
• Los pasajeros es la lista de los que gozaran los servicios. Para VSTOUR clientes son aquellos a los que le facturamos que pueden ser empresas, otras agencias o personas físicas (los cuales también figurarán como pasajeros).
• Por último pedidos, son los servicios solicitados a los operadores que brindaran los prestadores, y es en donde registraremos el status de cada uno de ellos, enviaremos fax de reserva, generaremos la factura de comisiones, etc..

Ejemplo de un expediente impreso

Una vez iniciado un expediente haremos todas las operaciones haciendo referencia a él.

Porque la tarea de intermediación exige el control de los recursos entregados por el cliente (el dinero) y a efectos de evitar poner recursos propios, VSTOUR cuenta con una ficha de rendimiento monetario por cada expediente que muestra las cobranzas y los pagos realizados. Esto le permite saber, en todo momento, cuanto dinero tiene el expediente. Además, por supuesto, tiene la ficha de cuenta corriente y los estados con los clientes y los proveedores.

Para el caso de agencias que manejan grupos, VSTOUR, en su modelo Premium, permite anotar la lista de todos los servicios que se venden, ya sea con cupos o sin ellos, con posibilidad de programar su comportamiento y su discriminación de precios. Estos servicios pueden agruparse en lo que el sistema denomina paquetes y ser vendidos en bloque con la consiguiente baja automática de los cupos y su cotización. Luego los pedidos de los expedientes darán origen a los vouchers, listados de roomings, lista de pasajeros para las companias aéreas, etc,.

La facilidad provista por la planilla de precios y rentabilidad sera especialmente útil para las agencias minorista ya que a traves de la misma podrán discriminar automáticamente el IVA y visualizar la rentabilidad presunta, ya sea para cada uno de los pedidos o para la operacion en general.

También cuenta con una tarifario para consulta de las tarifas mas usadas y un registro de las cotizaciones entregadas.

Operativamente, VSTOUR presenta una pantalla principal con un menú de opciones:

Ejemplo parcial del menú de VSTOUR apuntando a la lista de expedientes

Una vez dentro de una opción, el sistema vuelve a presentar un menú específico para la misma, aunque se pueden utilizar las teclas o los botones:

Ejemplo de la lista de expedientes

Desde un punto de vista contable VSTOUR esta compuesto por tres subsistemas, el de ventas y el de compras con sus respectivos subdiarios y el de fondos con el listado completo de los movimientos de fondo. Todos ellos aportan información resumida que luego puede ser volcada al sistema contable central. Este último punto no es obligatorio quedando a gusto del usuario llevar él mismo la contabilidad o dársela a su contador.

El subsistema de ventas se genera a partir de la facturación que sale en forma casi automática del expediente y de la cobranza a los clientes.

El subsistema de compras se genera con el pago a los proveedores y el registro de las facturas de compra.

El subsistema de fondos permite la registración de todos los movimientos monetarios de la agencia y es vital para el funcionamiento general del sistema. También se permite el registro de movimientos a futuro (ordenes de pago) y la consulta de disponibilidad de valores a futuro.

Cabe destacar que estos subsistemas no son módulos sino simplemente divisiones conceptuales. Todas las operaciones son realizadas on-line y no requieren procesos posteriores.

VSTOUR se presenta en tres modelos:

PREMIUM

Permite la gestión integral de una agencia de turismo desde que se inicia la operación. Algunas de las tareas incluyen el registro de la cotización, los datos del cliente, la apertura del expediente, el status de los servicios, el control de cupos, el envío del fax o email de reserva, ticketing, y todo lo que tiene que ver con las tareas operativas (vouchers, roomings, manifiestos, etc.) y administrativas (facturas, recibos, ordenes de pago, contabilidad, etc.). Debido a que en general este mode lo está sometido a un uso intensivo en equipos multitarea donde al mismo tiempo se están ejecutando sistemas de reserva, procesadores de texto, planillas de cálculo, navegadores, etc., y la calidad de la información es crítica, la gestión de los archivos de datos es provista bajo el esquema cliente-servidor1. El mínimo de licencias de uso es para 5 terminales (puede ser usada en menos) y sube en incrementos de 5.

ADVANCED

Es idéntico al Premium salvo que no utiliza el esquema cliente-servidor y por lo tanto está limitado a un máximo de 3 usuarios concurrentes. El usuario típico de este modelo son las agencias del interior que manejan cupos (generalmente con micros) o agencias especializadas con estructura reducida y productos complejos.

LIGHT

Es un set reducido del modelo Premium y está dirigido a resolver las tareas netamente administrativo-contables de manera rápida y eficiente. El típico usuario de este modelo son las pequeñas agencias, tanto aquellas que recién empiezan como las que toman conciencia que una organización sana es la base para un crecimiento sostenido. Una de las ventajas principales de este modelo es que permite una migración no traumática al modelo superior. Técnicamente permite un máximo de 2 usuarios concurrentes y efectúa la gestión convencional de archivos sin soporte del esquema cliente-servidor.

Opcionalmente se proveen programas de interfaces entre VSTOUR y los sistemas de reservas. Estos permiten capturar información de los tickets emitidos a través de la impresora de teleticketing para que sea procesada en VSTOUR. Es decir, la creación del expediente, los datos de los pasajeros, la factura y el recibo se producen al toque de una tecla a partir de la información capturada. Se encuentran disponibles interfaces para Amadeus, Galileo y Sabre denominadas VSautoAIR, VSautoGAL y VSautoSAB respectivamente.

El software comprende la aplicación VSTOUR, los programas de ejecución, los de soporte y el de claves, los que se entregan en disquetes de 31/2 en sobre cerrado junto con la licencia de Uso y su documentación. A pedido se entregan los diseños de archivos. No se entregan programas fuente.